Desenvolver estratégias eficientes para o planejamento e gestão de serviços é fundamental para garantir qualidade e eficiência operacional, o que reduz erros e mantém pequenas e médias empresas mais competitivas.
Apesar dessa relevância, muitos gestores desconhecem o que, exatamente, é o planejamento e a gestão de serviços.
Resumidamente, a gestão é responsável pela entrega dos serviços e satisfação dos clientes com a contratação dos mesmos.
Já o planejamento tem como objetivo organizar e distribuir as tarefas dentro das equipes para que todas as solicitações sejam atendidas com qualidade, padronização e eficiência.
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Como otimizar o planejamento e gestão de serviços?
Nas PMEs serviços, é essencial que os gestores conheçam e valorizem os 4Ps: perfil, processos, procedimentos e pessoas.
Esse conjunto de áreas contribui na definição de estratégias de planejamento e gestão de serviços mais acertadas e eficientes. A seguir, veja 7 dicas para melhorar essas práticas.
1. Planejamento e controle de estoque
O controle de estoque é um item determinante do planejamento, pois, sem insumos, as equipes não conseguem prestar serviços de qualidade.
Logo, o controle de estoque deve ser feito por meio de ferramentas que permitam digitalizar e automatizar processos relacionados a essa área, para o monitoramento eficiente de entradas e saídas de produtos e a melhora na gestão de relacionamento com fornecedores.
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2. Comunicação entre todas as áreas
A comunicação entre os diferentes setores do negócio é fundamental para melhorar o planejamento e gestão de serviços, uma vez que as áreas precisam trocar informações continuamente para que a operação seja fluida.
Devem-se ser adotados canais específicos para diferentes tipos de solicitação, garantindo que a mensagem chegue de forma clara e objetiva aos profissionais e interessados.
3. Gestão financeira assertiva
Sem assertividade na gestão financeira, o planejamento e a gestão de serviços não sairão como o esperado, podendo comprometer o negócio.
O controle de todas as entradas e saídas de recursos, o monitoramento do capital de giro e a otimização dos processos financeiros ajuda nesse objetivo, pois reduz desperdícios e torna a saúde financeira da empresa mais previsível.
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4. Entregas dentro do prazo
Para atender o item “pessoas”, é fundamental proporcionar uma experiência satisfatória aos clientes, o que depende de entregas dentro do prazo e qualidade nos serviços prestados.
Para tal, a área de vendas e a operacional devem ter uma comunicação fluida para que as expectativas do cliente sejam atendidas.
5. Monitoramento de operações e serviços
O sucesso de longo prazo de uma PME depende da capacidade de controlar a operação de forma que todos os processos devem ser monitorados para que se estabeleçam padrões de qualidade e performance.
6. Análise de resultados e tomada de decisão
O monitoramento das operações deve transformar-se em inteligência de negócio por meio do acompanhamento de métricas e análise de resultados. Assim, é possível embasar uma tomada de decisão que melhora o planejamento e gestão de serviços.
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7. Melhorias operacionais
Com clareza dos processos, monitoramento contínuo da operação e das obrigações financeiras, além da padronização dos serviços prestados, os gestores podem investir em melhorias no planejamento e gestão de serviços.
Para uma transformação profunda das operações, um passo central é a integração de setores e informações por meio de um sistema ERP, que permite otimização de operações, monitoramento centralizado, levantamento de métricas, fluidez da comunicação e automação de processos.
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