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Como otimizar a gestão de contratos de forma eficiente e segura?

A gestão de contratos é uma das principais atribuições administrativas de uma empresa de serviços. O que proporciona o controle sobre todas as etapas previstas, desde o início até o encerramento do serviço prestado.

Neste sentido, a gestão do ciclo de vida de contratos garante que os gestores tenham conhecimento sobre todos os processos, como criação, execução, finalização ou renovação.

A seguir, conheça o impacto da gestão de contratos e como realizá-la de maneira mais eficiente.

Veja também: Conheça os principais indicadores de performance do setor de serviços

Qual a importância da gestão de contratos?

A gestão de contratos deve ser função central para que a empresa tenha controle sobre as próprias atividades. São diversos os benefícios associados à eficácia dessa tarefa como por exemplo:

  • Melhora do controle e previsibilidade financeira de forma que os gestores tenham uma visão geral de todos os serviços realizados em determinado período;
  • Planejamento na prestação de serviços, visto que a equipe consegue saber quais contratos serão encerrados ou renovados;
  • Adequação das compras de insumos, já que, ao deixar de atender determinado cliente, haverá um impacto direto nas compras realizadas.

Portanto, o gerenciamento de contratos é determinante para aumentar os resultados das empresas de serviços.

Veja também: Passo a passo: como tornar a gestão de operações e serviços mais produtiva e eficiente?

Como melhorar a gestão de contratos da empresa?

Atualmente, a gestão de contratos pode ser desenvolvida utilizando ferramentas digitais. Por isso, veja os principais fatores que devem ser levados em conta para otimizar essa atividade!

1. Segurança da informação

Um primeiro aspecto a ser considerado pelos gestores é a estrutura de segurança da informação. O que garante a confidencialidade dos contratos firmados.

Assim, é fundamental ter um sistema de segurança que mitigue ataques virtuais e também desenvolver estruturas de segurança interna. Isso evita que colaboradores acessem informações não correspondentes às funções exercidas.

2. Capacitação dos profissionais

Qualificar os colaboradores para que eles executem uma gestão de contratos eficiente é fundamental.

Nesse aspecto, vale destacar tanto as funções técnicas como as estratégicas para desempenhar esta atividade. Por exemplo:

  • Entender a relevância desse processo;
  • Conhecer os intervalos de monitoramento;
  • Identificar as informações mais relevantes;
  • Entre outros.

3. Relatórios periódicos

A emissão periódica de relatórios por meio de uma ferramenta é essencial para que os gestores consigam acompanhar a execução do contrato. Assim como, é possível monitorar as alterações contratuais e até mesmo a proximidade com o encerramento da prestação de serviços.

Os relatórios devem contemplar as informações mais relevantes ao acompanhamento, como:

  • Data do contrato;
  • Vencimento;
  • Valores;
  • Multas;
  • Atrasos;
  • Solicitações emergenciais e outras.

Leia também: 5 desafios da gestão de pequenas empresas do setor de serviços

4. Implementação do sistema ERP

A adoção de um sistema ERP (sistema integrado de gestão empresarial) é um dos principais fatores quando o assunto é otimizar a gestão de contratos da empresa com eficiência e segurança.

A ferramenta dispõe de funcionalidades que integram os diferentes departamentos, como compras, vendas, atendimento ao cliente e outras.

Dessa forma, os responsáveis pelos contratos têm fácil acesso às informações de todos os setores. O que garante uma visão total dos serviços realizados pelo negócio e embasa a tomada de decisão a partir de dados estratégicos.

Conheça o SAP Business One

O SAP Business One é um sistema ERP, disponibilizado no Brasil pela Ramo Sistemas, com funções específicas para pequenas e médias empresas (PMEs). Assim, conta com funcionalidades essenciais para a gestão de contratos.

Com o software, a empresa pode gerenciar contratos de garantia e serviço de forma eficiente, registrar e responder as chamadas de serviço em menos tempo. O que garante satisfação dos clientes e maior taxa de renovação das parcerias.

Além disso, a ferramenta melhora a gestão de operações e proporciona maior eficiência empresarial. Tudo por meio da otimização de processos, integração de departamentos e centralidade de dados.

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