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Gestão de contratos: como integrar as áreas da empresa no setor de serviços

A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes dentro de uma empresa de serviços. Afinal, são esses documentos que asseguram direitos e deveres e resguardam ambas as partes em caso de necessidade.

O gerenciamento envolve técnicas, processos e controles com o objetivo de administrar de forma eficaz todas as variáveis envolvidas em uma contratação. Na prática, isso engloba desde a proposta comercial, negociação e redação da cláusulas até a execução, acompanhamento e entrega das soluções.

Para que ocorra de forma satisfatória, a estratégia deve ser realizada de forma integrada. Até porque, quando acontece o contrário e as áreas de uma empresa não se comunicam, informações importantes são perdidas, inclusive as que dizem respeito à gestão de contratos.

Como é de se imaginar, neste caso de desalinhamento de setores, as probabilidades de que os resultados não correspondam às expectativas são grandes. Por isso, veja como a gestão integrada pode ajudar a sua empresa de serviços a tornar o gerenciamento de contratos mais efetivo.

Leia também: 5 desafios da gestão de pequenas empresas do setor de serviços

Como fazer uma gestão de contratos integrada?

Para começar, um contrato não deve ser visto somente como um documento que, depois de elaborado e assinado, fica guardado em um arquivo ou sistema. Pelo contrário. É preciso que a empresa veja os contratos como instrumentos “vivos”, que necessitam de ações e equipes para serem cumpridos com êxito.

Afinal, para desenvolver e cumprir os serviços preestabelecidos, é preciso que a gestão de contratos seja compartilhada e integrada entre os setores. Isso faz com que os processos sejam bem mapeados e as responsabilidades fiquem claras, assim como o fluxo de trabalho.

Por meio do compartilhamento de dados e informações, os gestores obtêm insights para uma tomada de decisão cada vez mais assertiva.

Leia também: Como tornar a gestão de operações e serviços mais produtiva e eficiente?

Veja agora um passo a passo de como administrar os documentos de maneira integrada:

1. Faça um levantamento completo do fluxo de trabalho

A integração, que promove uma gestão de contratos eficiente, deve ser iniciada por um levantamento completo de todos os setores. Ou seja, identificar e mapear os processos desenvolvidos nas áreas de vendas, marketing, financeiro, logística e outros.

Dessa forma, os gestores podem guiar as atividades levando em conta prazos, necessidades e atividades de cada área.

Leia também: Gestão financeira e gestão de estoque: como a integração de ambas otimiza seu negócio?

2. Acompanhe datas importantes

Quando se trata da gestão de contratos, atentar-se a datas é essencial. Isso porque os documentos têm prazo de duração e é preciso se antecipar em algumas ações, como por exemplo propor renovações ou trocar de fornecedor.

3. Invista em um sistema de gestão integrada

Uma estratégia eficaz para promover a integração de áreas e facilitar a gestão de contratos é investir em um sistema de gestão integrada.

O SAP Business One, disponibilizado pela Ramo Sistemas, pode auxiliar os gestores do setor de serviços na otimização de processos, redução de custos e desenvolvimento de estratégias para o sucesso.

A tecnologia, totalmente escalável e flexível, tem funcionalidades relativas às principais necessidades do setor de serviços, como:

  • Gestão financeira;
  • Vendas;
  • Relacionamento com o cliente;
  • Controle de aquisições e estoque;
  • Inteligência comercial;
  • Análises e relatórios.

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