A gestão de contratos é uma das atividades mais importantes dentro de uma empresa de serviços. Afinal, são esses documentos que asseguram direitos e deveres e resguardam ambas as partes em caso de necessidade.
O gerenciamento envolve técnicas, processos e controles com o objetivo de administrar de forma eficaz todas as variáveis envolvidas em uma contratação. Na prática, isso engloba desde a proposta comercial, negociação e redação da cláusulas até a execução, acompanhamento e entrega das soluções.
Para que ocorra de forma satisfatória, a estratégia deve ser realizada de forma integrada. Até porque, quando acontece o contrário e as áreas de uma empresa não se comunicam, informações importantes são perdidas, inclusive as que dizem respeito à gestão de contratos.
Como é de se imaginar, neste caso de desalinhamento de setores, as probabilidades de que os resultados não correspondam às expectativas são grandes. Por isso, veja como a gestão integrada pode ajudar a sua empresa de serviços a tornar o gerenciamento de contratos mais efetivo.
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Como fazer uma gestão de contratos integrada?
Para começar, um contrato não deve ser visto somente como um documento que, depois de elaborado e assinado, fica guardado em um arquivo ou sistema. Pelo contrário. É preciso que a empresa veja os contratos como instrumentos “vivos”, que necessitam de ações e equipes para serem cumpridos com êxito.
Afinal, para desenvolver e cumprir os serviços preestabelecidos, é preciso que a gestão de contratos seja compartilhada e integrada entre os setores. Isso faz com que os processos sejam bem mapeados e as responsabilidades fiquem claras, assim como o fluxo de trabalho.
Por meio do compartilhamento de dados e informações, os gestores obtêm insights para uma tomada de decisão cada vez mais assertiva.
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Veja agora um passo a passo de como administrar os documentos de maneira integrada:
1. Faça um levantamento completo do fluxo de trabalho
A integração, que promove uma gestão de contratos eficiente, deve ser iniciada por um levantamento completo de todos os setores. Ou seja, identificar e mapear os processos desenvolvidos nas áreas de vendas, marketing, financeiro, logística e outros.
Dessa forma, os gestores podem guiar as atividades levando em conta prazos, necessidades e atividades de cada área.
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2. Acompanhe datas importantes
Quando se trata da gestão de contratos, atentar-se a datas é essencial. Isso porque os documentos têm prazo de duração e é preciso se antecipar em algumas ações, como por exemplo propor renovações ou trocar de fornecedor.
3. Invista em um sistema de gestão integrada
Uma estratégia eficaz para promover a integração de áreas e facilitar a gestão de contratos é investir em um sistema de gestão integrada.
O SAP Business One, disponibilizado pela Ramo Sistemas, pode auxiliar os gestores do setor de serviços na otimização de processos, redução de custos e desenvolvimento de estratégias para o sucesso.
A tecnologia, totalmente escalável e flexível, tem funcionalidades relativas às principais necessidades do setor de serviços, como:
- Gestão financeira;
- Vendas;
- Relacionamento com o cliente;
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- Inteligência comercial;
- Análises e relatórios.
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