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Como otimizar a gestão de compras em empresas de distribuição

É sabido que as vendas de uma empresa é que a mantêm em funcionamento e promovem a lucratividade. Porém, uma gestão de compras eficiente contribui diretamente com os bons resultados, já que traz diferencial competitivo, minimiza o desperdício de recursos e elimina gargalos que possam comprometer o desempenho.

Na prática, a área tem funções como adquirir produtos, matérias-primas e serviços, gerir contratos, negociar com fornecedores, agilizar entregas e outros processos que garantem um fluxo de materiais equilibrado.

Quando percebido como um setor estratégico e não apenas operacional, a gestão de compras passa a auxiliar no crescimento dos negócios e na redução de custos. Mas quem está no dia a dia do departamento sabe que coordenar todas as atividades e ter êxito é um tanto complexo e desafiador, justamente pela multiplicidade de ações a serem realizadas.

A boa notícia é que é possível facilitar a rotina diária a partir de algumas estratégias e ferramentas. Quer saber quais são elas? Então acompanhe o nosso post!

Gestão de compras: boas práticas para o sucesso

Para que a gestão de compras seja estratégica como citamos, é preciso que os gestores ultrapassem os obstáculos do dia a dia, desenvolvam um planejamento estruturado e otimizem a área por meio de algumas práticas. Veja algumas delas a seguir:

Registre as entradas e saídas

O primeiro passo para ter a noção exata do que deve ser comprado é fazer um registro minucioso das entradas e saídas do estoque. Apenas por meio de um inventário periódico é possível garantir que haja produtos necessários para atender as demandas de clientes, não perder vendas e, ao mesmo tempo, não adquirir itens em excesso.

Busque fornecedores confiáveis

Entre as peças-chave de uma gestão de compras bem estruturada estão bons fornecedores. Afinal, deles dependem as entregas dentro do prazo, as margens de negociação e a qualidade dos produtos.

Dessa forma, é preciso que o setor empregue esforços na pesquisa de parceiros adequados, que tenham boa reputação e credibilidade no mercado. Ou seja, mais do que o preço, é essencial buscar aqueles com quem se mantenha um relacionamento ético e seguro.

Padronize processos

Outra ação fundamental para a gestão de compras é a padronização de produtos e descrições. Para isso, a equipe pode criar códigos que identifiquem cada tipo de produto.

Assim, os conjuntos estocados permanecem organizados e fáceis de identificar. Em contrapartida, se evita possíveis confusões e falhas na identificação dos itens, o que pode trazer prejuízos.

Crie e acompanhe indicadores

Tão importante quanto organizar o setor de compras, é acompanhar periodicamente os resultados das ações por meio de indicadores de desempenho. Cada empresa deve adotar aqueles que mais condizem com sua realidade e necessidades.

Porém, alguns dos mais utilizados na área estão o saving, que mostra quanto o negócio ganhou com cada aquisição, e o lead time, que aponta o período que levou para um material ou serviço requisitado chegar até o cliente.

Utilize a tecnologia

Hoje em dia, há diversas ferramentas tecnológicas que auxiliam as empresas a automatizarem as tarefas e terem uma visão panorâmica de todos os setores.

No caso da administração da área de compras, o grande volume de informações e os cálculos diários a serem feitos podem ser otimizados por meio de um ERP, que se trata de um sistema de gestão integrada.

Com a implementação de uma solução como essa, é possível observar os ciclos de todas as aquisições da empresa, facilitando não somente a execução dos processos, mas também a tomada das decisões, pois todos os dados necessários ficam integrados.

Conheça o SAP Business One

Para auxiliar empresas a realizarem uma gestão de compras mais eficiente e, com isso, obterem melhores resultados, é que foi desenvolvido o SAP Business One, sistema de gestão disponibilizado pela Ramo Sistemas.

Entre as funcionalidades do ERP para a área estão:

  • Solicitação de compra;
  • Cotações de compra;
  • Solicitação de cotações habilitada para a web;
  • Pedidos de compra;
  • Pedidos de entrada de mercadorias;
  • Devolução de mercadorias;
  • Fatura de fornecedores;
  • Fatura de reserva de fornecedores;
  • Fatura de adiantamento;
  • Cancelamento de documentos de marketing;
  • Notas de crédito;
  • Despesas de desembarque.

Quer saber mais sobre a nossa solução para o seu negócio? Entre em contato com um de nossos consultores, teremos muita satisfação em te atender!

Baixe agora nosso Checklist da Gestão Empresarial e saiba como gerenciar e integrar áreas no setor de distribuição.