O armazenamento de produtos hospitalares é uma tarefa que requer um controle rigoroso das instituições de saúde. Isso porque deve promover a segurança dos pacientes e o cumprimento das diretrizes da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa). Nesse sentido, implementar uma gestão de estoque eficiente é fundamental.
Além de cumprirem com a legislação brasileira, hospitais, clínicas e laboratórios que investem na estratégia garantem que medicamentos e diversos outros itens estejam sempre disponíveis.
Ao mesmo tempo, eliminam excessos que podem trazer prejuízos. Os resultados são a qualidade no serviço, a satisfação do paciente e o crescimento.
Como fazer uma gestão de estoque que garanta a eficiência no armazenamento de produtos?
A Anvisa estabelece diversos critérios para o armazenamento, manuseio e distribuição de medicamentos, drogas e outras substâncias. No momento de colocar isso em prática, é natural que os gestores sintam-se desafiados diante de tantos cuidados a serem tomados.
Foi pensando nisso que listamos algumas dicas importantes para uma gestão de estoque que contribua para todas as etapas logísticas e, consequentemente, a alta performance das instituições. Confira:
1. Desenvolva inventários constantes
Para que seja realizado um controle eficaz dos itens armazenados, o primeiro passo deve ser o desenvolvimento de inventários periódicos, ao invés de seguir a recomendação anual.
Fazer a listagem de produtos em menor espaço de tempo permite ajustes e minimiza possíveis inconsistências que dificultem o balanço geral da instituição quando esse for realizado.
2. Analise a demanda dos produtos
Uma gestão de estoque assertiva deve ser embasada em dados que demonstrem quais medicamentos e outros insumos têm maior ou menor demanda. Isso garante que as compras sejam realizadas na medida certa, evitando faltas ou excessos que comprometam os resultados.
Como as drogas podem ter a necessidade de consumo alterada conforme o período do ano ou mudanças climáticas, é essencial contar com itens de segurança que atendam a um súbito aumento. Porém, é importante ter um controle minucioso desse processo, de modo a não atrapalhar a armazenagem de outros medicamentos que também são relevantes.
3. Treine os colaboradores
Todos aqueles que manipulam, organizam ou ajudam no controle de estoque devem ser bem treinados. As capacitações implementadas pelos recursos humanos devem envolver, por exemplo, regras de manipulação, níveis de higiene e processos de sanitização.
Além disso, é essencial que utilizem vestuários, equipamentos de segurança e outros elementos individuais e coletivos que garantam a salubridade no trabalho.
3. Organize os produtos de forma adequada
Na etapa da armazenagem, a gestão de estoque deve pensar em uma organização que garanta a estabilidade microbiológica e química de cada item. Afinal, fazer a estocagem correta de medicamentos faz com que permaneçam na temperatura e ambiente adequados, os mantendo com total eficácia para os tratamentos de saúde.
É importante frisar que a armazenagem de produtos que chegam à central de abastecimento deve seguir a ordem PEPS, que significa organizar de forma que os primeiros a terem a validade expirada sejam os primeiros a saírem. Como é de se imaginar, isso minimiza significativamente o desperdício de recursos e os prejuízos.
4. Invista em tecnologia apropriada
Hoje não é mais aceitável e nem mesmo prudente que a gestão de estoque de uma instituição de saúde seja feita em planilhas ou fichas em prateleiras.
Nesse cenário, um sistema de gestão integrada ERP é praticamente uma necessidade básica de hospitais e clínicas que querem ter um controle minucioso do armazenamento de produtos e vários outros processos.
Isso porque o ERP integra setores, torna as atividades mais ágeis, garante a segurança dos dados, otimiza a tomada de decisão, entre outras vantagens.
Tudo isso possibilita aos gestores focarem no core business enquanto as tarefas são automatizadas, facilitando as operações da instituição.
Conheça o SAP Business One
Uma plataforma acessível a micro e pequenas empresas é o SAP Business One, disponibilizado pela Ramo Sistemas. Suas diversas funcionalidades auxiliam as instituições de saúde de diversas maneiras. Veja algumas delas:
- Integra diversos departamentos do negócio, centralizando e padronizando processos, minimizando os erros no registro de informações e otimizando o trabalho das equipes;
- Facilita a previsão da necessidade de compras futuras;
- Evita prejuízos pelo excesso ou falta de produtos armazenados;
- Permite acesso remoto e em tempo real a partir de qualquer lugar, o que traz maior flexibilidade e comodidade aos empreendedores;
- Elimina a possibilidade de perda de arquivos e documentos, já que os dados são armazenados na nuvem.
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