No mundo corporativo, a gestão de compras se faz necessária para que haja organização dos produtos da rotina empresarial, sejam eles de matéria-prima ou não. Geralmente, ela é feita pelo setor de compras que reúne todas as informações da aquisição em um documento e envia ao fornecedor, com a quantidade de insumos, itens, tipo, prazo de entrega e local.
O principal objetivo dessa prática é reduzir, ao máximo, os gastos para que a instituição economize sem deixar de oferecer o produto com qualidade. Além disso, o gerenciamento correto das compras garante que não faltem materiais para o desenvolvimento das atividades.
O planejamento da gestão de compras envolve o pedido de compra, claro. Ele pode parecer simples, mas como toda documentação, exige uma série de requisitos que resguardam a veracidade da encomenda, tanto para a empresa, como para o fornecedor.
Por isso, no blog de hoje, explicaremos como aplicar o processo de compra em seu negócio e otimizar a gestão de compras. Acompanhe!
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Gestão de compras: como realizar pedido de compra
Quanto mais eficiente for a sua gestão de compras em relação ao pedido de compra ser corretamente feito e enviado, menores as chances de prejuízos financeiros, tanto por mercadorias excedentes quanto por falta delas. Qualquer uma dessas falhas danifica o orçamento da empresa e traz dor de cabeça para o setor financeiro.
Por isso, trouxemos um passo a passo de como realizar um pedido de compra para que não haja erro na hora de documentar os produtos para o seu estoque. Veja abaixo:
1- Solicitar a compra
O primeiro passo de uma boa gestão de compras é solicitar a compra com o melhor fornecedor, sendo ele de confiança e com os melhores preços. Mas lembre-se: nem sempre o preço menor compensa. Nessa etapa, o orçamento precisa ser detalhado e a quantidade de itens também.
2- Aprovar a compra
A aprovação da compra serve para que o gestor tenha a certeza de que os pedidos estejam corretos. Ela pode ser feita por e-mail, por um software tecnológico ou com a assinatura em um papel.
3- Definir o fornecedor
O próximo passo da gestão de compras, depois da aprovação, é encaminhar ao fornecedor escolhido, a ordem de compra, para que ele responda com o orçamento completo, contendo valores, descontos, etc.
4- Redigir o contrato
Com a aceitação da proposta, a etapa seguinte se refere a redigir o contrato. Nele, os termos e condições de ambas as partes devem estar bem definidos e devem ser assinados.
5- Aceitar a mercadoria
Com a mercadoria entregue, a gestão de compras passa para a fase de conferência. É preciso verificar na nota fiscal se a encomenda corresponde ao solicitado e encaminhá-la ao setor responsável.
6- Fechar a compra
A finalização da gestão de compras no que se refere ao pedido de compra é encerrada completamente com o pagamento do pedido.
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